自治会館管理運営規則

第１条　〔目的〕 この規則は南林間西南自治会（以下西南自治会という）所有の自治会館の運営を円滑に行 なうために定めるものとする。
第２条　〔会館の呼称〕 本会館は南林間西南自治会館（以下会館という）と称する。
第３条　〔会館の所在地〕 会館の所在地は大和市南林間六丁目６番４号とする。
第４条　〔管理責任者〕 会館の管理運営を適正かつ円滑に行なうため管理責任者をおく。
２． 管理責任者は自治会長が指名する。
３． 管理責任者は会館の使用を承認する場合、管理上必要な条件を付すことができる。
第５条　〔会館の使用目的〕
　 会館は自治会活動（部会活動を含む）の拠点として自治会に伴う会議、会合、行事等のため 　 に使用する。
２． 自治会活動に支障のない限り地域内の関与団体（ゆめクラブ、ＰＴＡ、民生委員・児童委員、 　 青少年指導員、体育振興会等）および地域内の趣味の会、スポーツクラブ、その他会長が認 　 めた団体の使用を認める。
第６条　〔会館の使用順位〕
会館の使用順位は前条第１項が優先し、その他は原則として申込先着順とする。
第７条　〔会館の使用時間および利用時間〕
会館の使用時間は原則として午前９時から午後９時半までとする。
２． １使用団体の利用時間は１回の申込で５時間を限度とする。
ただし、団体総会等でこの時間を超える場合は申込申請書に事前に記入し承認を得る。
第８条　〔会館使用料〕
会館の使用料は別途定める。
第９条　〔使用申込および承認〕
会館の使用は「会館利用申込書」に必要事項を記入し使用料を添えて管理責任者に申込み 承認を得る。
２． 申込み予約は原則として毎月１日翌月の予約を受ける。
３． その他は原則として使用の７日以前に管理責任者に申込み承認を得る。緊急の場合はその限りではない。
４． 当日の申込者が同じタイミングで複数ある場合は、管理責任者の判断で公平に取扱いを決 　 定する。
５． 次に該当する場合は会館の使用を認めないことができる。
（１）　騒音その他で近隣に迷惑をかける恐れがあると認められるもの
（２）　営利のみを目的とすることが認められるもの
（３）　その他管理上支障があると認められるもの
第１０条　〔使用の取消〕
次に該当する時は管理責任者および会長は使用の取消または変更をすることができる。
１． 自治会が緊急に会館の使用が必要になったとき
２． 使用目的・使用状態が使用規則および使用心得に反したとき
３． 会館管理者の指示に従わないとき
４． 使用権を第三者に譲渡または転貸したとき
５． 会長または役員会が取消の必要を認めたとき
第１１条　〔使用者の注意義務〕
１． 会館を使用するものは次の各号を順守するものとする。
（１）　使用責任者を決めること
（２）　使用時間を厳守すること
（３）　騒音（特に夜間）等により近隣への迷惑を避けること
（４）　器具・備品・施設等を丁寧に取扱い室内を汚染しないように務めること
（５）　火の使用には特に注意し、後始末を完全にすること
（６）　使用終了後、使用した器具・備品類を現状に復し、清掃および戸締りをし、鍵を管理 責任者の所定の場所に戻すこと。 　　　 発生したゴミは持帰ること
（７）　その他私物は会館内に置かず、持帰ること
２． 建物および器具・備品類の破損および使用中または使用後の注意義務不十分によって発 　 生した事故については、実費をもって弁償することとする。
第１２条　〔定めのない事項〕
この規則に定めない事項は管理責任者の報告により役員会で審議し決定する。
第１３条　〔規則の改廃〕
　 この規則の改廃は役員会で審議決定し、会員に報告する。
付則 この規則は平成２０年３月１日から施行する。

新・旧 組長のしごと（補足）

地区により運用が多少異なりますので参考にしてください

旧組長 組長看板を、総会終了後、新組長宅に掲示する
（看板は、できるだけ、広報配付担当者が判るような場所に掲示する
） 当年度の各種領収書関係は地区長に渡す
（控えは会計で保存しており、地区長は受取り確認後、廃棄する）
新組長へ組長ファイルの内容を示し、一年間の仕事内容を概略説明する
新組長 旧組長から引継ぎをし、組長会で改めて『組長仕事の手引き』の説明を受ける
地区長から組長ファイルを受取り、総会終了後から仕事を開始する
ただし、資源回収関係は　4月1日　からとする
広報等回覧は　5月1日回覧　からとする
自治会費等の集金は西南自治会総会後の　　月　　日から行い
地区は　　月　　日までに地区長まで納付する
以下は、概ね、『組長仕事の手引き』による
◎ 年に　回（　　地区）
自治会費、会費・寄附金の集金
◎ 各種　行事への参加
ふれあい広場（8月下旬）
どんど焼き
防災訓練への参加
部ごとの行事参加
◎ 日々のしごと（発生した時）
会員の入退会管理（届など ） 会員の慶弔関連
防犯灯の維持
◎ 月2回（1日、15日）
各戸　配付物の配付 回覧
◎ 月に1度（年に数回）
ゴミ袋の引き取り、配付
◎ その他
向こう三軒両隣、組内の連携および地区長への報告
080216版

組長仕事の手引き

平成19年5月6日役員会決定　平成23年3月6日　改正
組長仕事の手引き
1　：　自治会を通じて配付される書類等の配付と回覧の手配について
　1） 　配付物に不足が生じたら、担当地区長に連絡し請求して下さい。
　2） 　自治会等の調査書類は、定められた期日までに、提出して下さい。
2　：　自治会費並びに諸種類の集金納付について
　1） 自治会費は、1年分または6ヶ月分（5月・10月）年2回集めるので、担当地区長の指示に従って納めて下さい。
　2） 領収証等不足の場合は、担当地区長に請求して下さい。
3　：　転入があった場合について
　1） 自治会に入会を積極的に勧誘するようお願い致します。
　2） 入会申込書は担当地区長が用意しておりますから請求して下さい。
　3） 入会申込書を記入して、直ちに地区長に提出して下さい。
4　：　転出があった場合について
1） 退会用紙は担当地区長が用意しておりますから請求して下さい。
　2） 退会届用紙に記入して、地区長に提出して下さい。自治会費を1年分納付した会員には、年度末以前であれば残った月数分を返金致します。
　3） その他不明な点は、地区長に相談して下さい。
5　：　防犯灯の維持並びに管理について
　1） 防犯灯の点灯状況に注意して下さい。（暗い場所は、犯罪が多く発生しやすい：防犯対策）
　2） 防犯灯（蛍光灯）が切れている場合は、速やかに交換いたしますので、電柱に防犯灯専用番号が表示されていますから番号を確認し、修理依頼書に番号を記入して、指定された電気店に修理を直接依頼して下さい。（電気店は防犯灯専用番号を把握しています）
（指定電気店名：９条通り　シンセツ電気）
　3） 修理依頼書は、地区長が用意しています。
6　：　会員宅に不幸があった場合について
　1） 速やかに、担当地区長に連絡して下さい。地区長不在の場合は直接、地区、組、氏名、住所、年齢、死亡日時等を会長に連絡して下さい。
この連絡に基づき弔報緊急回覧の準備を行ない、香典贈与の手続きをいたします。
　2） 必要ある場合は、その組内でお手伝いをお願い致します。
　3） 連合会に葬儀手配を依頼する場合、同様の手続きをお願いいたします。
　　　（連合会担当：前野　繁　℡：275-8238 (自)273-0518
　4） その他、葬儀に関して不明点がある場合は、地区長又は会長に相談して下さい。
7　：　会員宅に新生児が誕生した場合について
　1） 自治会より、新生児誕生祝を贈呈いたしますので、地区長に連絡して下さい。

役員顕彰及び慶弔見舞内規(H23改正)

南林間西南自治会役員顕彰および慶弔見舞規定　 （平成23年3月6日臨時役員会承認）
（平成23年11月19日臨時役員会承認）
第1章 総則
　第1条 この規定は自治会規約第48条および第49条により、顕彰・慶弔・見舞いについて定める。また　、第13条に該当する役員の罰則ならびに類似の罰則もこの規定で定める。
　第2条 顕彰・慶弔・見舞金の贈与事由及び種類は次の各号のとおりとする。
　　　①役員の退任したとき。
　　　②会員が死亡したとき。
　　　③役員が病気入院したとき。
　　　④会員が自治会活動によりけがをし入院したとき。
　　　⑤会員の出産祝。
　　　⑥その他風水害、地震等による災害見舞等については役員会において決定する。
第２章　役員顕彰慰労金入院見舞
　第3条 役員顕彰の役員退任慰労金は1期2年以上10,000円とする。
　　　　ただし、副地区長、副部長は1期2年以上5,000円とする。
　　　　引き続き他の役職に就く場合は本規定の退任に該当しない。
　　2． 役員選考委員は任期2年間、次の委員に切り替わる時に、次の各号の金額に相当する記念品を礼　　　　状とともに贈呈する。
　　　　①委員長　　　　 5,000円
　　　　②副委員長・書記 3,000円
　　　　③委員　　　　　 2,000円　
　　3． 組長は任期1年間、4月の組長切り替え時に1,000円を礼状とともに地区長が届ける。 　　　　 　　　　なお、支給申請は総務部長が会計に行なう。
　第4条 役員（役員選考委員を除く）の病気見舞金は2週間以上入院を対象として10,000円とする。
　　　　なお、支給申請は総務部長が会計に行なう。
第３章　香典等の贈与
　第5条 役員および会員が死亡した場合、その遺族または会員に香典を贈与する。
　　1． 現役役員・委員（四役、正副地区長、正副部長）および自治連表彰者・感謝状授与者は　　　　10,000円とする。
　　　　現役役員（四役、地区長、部長）および、自治連表彰者・感謝状授与者については、併せて生　　　　花を贈る。 なお、支給申請は総務部長が会計に行なう。
　　2． 会員5,000円とする。
　　　　なお、支給申請は当該地区の地区長が会計に行なう。
　　3． 弔報は次により行なう。
　　　① 当該地区の地区長が隣接する組に対して回覧する。
　　　② 地区長が総務部長に連絡し、各地区長と総務部とで各地区の掲示板に掲示する。
第４章　誕生祝
　第6条 会員の誕生祝として5,000円を贈与する。
　　　　なお、支給申請は当該地区の地区長が会計に行なう。
第５章　災害見舞金の贈与
　第7条 会員が災害にあった時、災害見舞金を贈与する。 対象とする災害か否かの判断、贈与する見舞　　　　金の金額については役員会において事案ごとに協議する。
第６章　罰則
　第8条 規約第13条に該当した役員は、以後3年間、すべての会務に参加することが出来ない。代議員権　　　　もこの間失う。
　　　2． 同条に準ずると役員会で判断された会員は前項と同様とする。
第7章　例外事項
　第9条 西南自治会会員以外で慶弔に該当する事案は、会長が提案し監事の意見を聞き決定する。

南林間西南自治会役員選考規定(H23改正)

南林間西南自治会役員選考規定 　（平成23年3月6日臨時役員会承認）　
第1章 総則
（趣旨）
　第１条 本規定は規約に定める役員選考委員会（以下、委員会）の活動全般を定めた規定である。
（目的）
　第2条 役員選考委員会はその発足から総会での次期役員推薦までの一切の活動を行う。最終決定となる役員改選案は会長に提出し、人事議案として総会に上程する。
　2. ここでいう役員とは、会長、副会長、会計、監事である。
（遵守事項）
　第3条 役員選考委員（以下、委員）は候補者の氏名ならびに選考経緯について総会に上程するまで守秘義務を負う。
　　　 報告を受けた役員会構成員も同様である。
第2章 委員の選出と委員会の構成
（委員の任期）
　第4条 委員の任期は1期2年とする。その期間は通常隔年の4月に行われる役員改選定期総会半年後の10月から2年とする。
（委員の選出）
　第5条 委員は規約に基づき、1名は地区長とする。他の委員は地区長名回覧により公募し、当該地区の会員から1名を組長会で選出する。なお、地区長間で協議し、副会長から2名以上を委員として選出する。
（委員会の発足）
　第6条 委員会は上記第4条により原則として10月中に発足するものとする。発足時の招集案内は会長名で行い、以降は委員会自らが行う。
（委員会の構成）
　第7条 第5条で選出された委員は第6条に基づき委員会を構成し、正・副委員長、書記を互選する。正副委員長、書記、委員の委員会構成は会員に周知する。
（委員の資格と補充）
　第8条 委員に欠員が生じた場合は、地区長であれば交代である。地区長以外の委員は補充することができる。委員の補充は当該地区会員に周知する。
　　　　2. 委員自ら会長または監事の候補者となった場合は、一時的に委員の資格を停止する。また、会長または監事として推薦された場合は、委員の資格を失う。
（運営と記録）
　第9条 委員会の議事進行は委員長が行ない、その審議・決定は多数決とする。会議の議事録、委員の出欠席簿等を作成する。会長は必要に応じて会議に出席することができる。
第3章 役員の選出
（候補者推薦）
　第10条 候補者推薦には以下の３区分がある。
　　　　　① （公募推薦）委員会名で主に会長、監事の候補者推薦を会員に依頼する。その際、会員2名の推薦を必要とする。推薦人が相互に推薦しあうことは認める。公募推薦を受理したむね推薦者に委員会名で確認書を送付する。
　　　　　② （後継推薦）退任する役員が指名・推薦した後継候補者は、当該役員の意向を尊重して選考に当たる。
　　　　　③ （委員会推薦）委員は自治会活動の円滑運営を熟慮し、候補者を推薦することができる。 （役員選出）
　第11条 ① 委員会は第9条により推薦された役員候補者のうち、会長候補を先行して審議・折衝し、決定する。
　　　　 ② 会長候補決定後、会長候補の意向を重視して、副会長、会計候補が定数になるよう審議・折衝し、決定する。
　　　　③ 同時に監事候補を審議・折衝し、決定する。
（選出期限）
　第12条 次年度の事業計画・予算案策定ならびに地区長・部長の役員会構成員選出があるため、会長候補は11月末、副会長、会計、監事は12月末までに決めるよう努める。
（代行職の選出）
　第13条 副会長、会計、監事に欠員が生じた場合、委員会は次期総会で推薦することを前提に代行職を選出することができる。

地区及び部設置並びに会費に関する規定

第１章　総則
第１条 　この規定は自治会規約第３条並びに第４条及び第６条により、地区の区分、組織及び部の組織、会務、活動並びに会費について定める。
第２章　地区の区分、組織
第２条　本会の区域は次の地区に区分し、別添図面に示す。
　　　　第一地区　第二地区　第三地区　第四地区　第五地区　第六地区　第七地区。
第３条　各地区には地区長及び副地区長（３名以内）を置く。
　２　各組には組長１名、副組長１名を置く。
第３章　部の組織、事業、会務、活動等
第４条　次の各部を置き、諸事業を行う。
　① 総務部
　② 環境部
　③ 福祉部
　④ 文教体育部
　⑤ 防犯交通部
第５条 各部には部長及び副部長（３名以内）を置く。
第６条 部の会務、活動を次のとおり定める。
　①総務部　　　　会員名簿の作成・更新、会議の議事録の作成・保管、ホームページに関すること及びその他各部会に属さない総務に関する事項。
　②環境部　　　　ごみ集積所の管理、新設、廃止、再資源化回収事業の推進、不法投棄防止対策、ゴミ袋の配布、その他環境に属する事項。
　③福祉部　　　　会員の福祉の向上に関する事項。
　④文教体育部　　文化教養・体育の向上に関する事項及びスポーツの奨励と普及に関する事項。
　⑤防犯交通部　　交通安全対策、防犯灯の維持管理、火災盗難予防対策、災害救助対策及びその他必要事項。
第４章 会費
第７条 本会の会費は一世帯月２５０円とする。
第８条 会費集金及び返金方法は「組長の手引き」による。
第５章 雑則
第９条 本規定は役員会で審議し決定し、総会に報告する。
＜附則＞
　第１０条　この規定は認可年月日から施行する。

南林間西南自治会規約

（資産の構成）
第３９条　本会の資産は、次の各号に掲げるものをもって構成する。
　　　①別に定める財産目録記載の資産
　　　②会費
　　　③活動に伴う収入
　　　④資産から生ずる果実
　　　⑤その他の収入
（資産の管理）
第４０条　本会の資産は、会長が管理し、その方法は役員会の議決によりこれを定める。
（資産の処分）
第４１条　本会の資産で第３９条第１号に掲げるもののうち別に総会において定めるものを処分し、又は担保に供する場合には、総会において３分の２以上の議決を要する。
（経費の支弁）
第４２条　本会の経費は、会費、寄付金、助成金、その他収入等の資産をもって支弁する。
（会計）
第４３条　本会の会計は、一般会計及び特別会計とする。
　　２　一般会計及び特別会計は年１回の通常総会において承認を得るものとする。
　　３　特別会計の流用は役員会で審議し決定する。
　　４　日本赤十字、赤い羽根、社会福祉協議会等の寄付金・会費は、地区別に世帯数を含め金額を総会で代議員に報告する。
（会計年度）
第４４条　本会の会計年度は毎年４月１日より翌年３月３１日までとする。
第９章　規約の変更及び解散
（規約の変更）
第４５条　この規約は、総会において出席者の３分の２以上の議決を得、かつ総会員の４分の３以上の承諾を得、さらに大和市長の認可を受けなければ変更することはできない。
（解散）
第４６条　本会は、地方自治法第２６０条の２０の規定により解散する。
　　２　総会の決議に基づいて解散する場合は、総会において出席者の３分の２以上の議決を得、かつ総会員の４分の３以上の承諾を得なければならない。
（残余財産の処分）
第４７条　本会の解散のときに有する残余財産は、総会において出席者の３分の２以上の議決を得、かつ総会員の４分の３以上の承諾を得て、本会と類似の目的を有する団体に寄付するものとする。
第１０章　表彰・慶弔・見舞
（表彰）
第４８条　会員及び会員外で本会のため尽力し、特に功績のあったときは役員会で審議の上、その功を顕彰し賞状並びに記念品を贈呈することができる。
（慶弔･見舞）
第４９条　会員の慶弔および見舞については、これを行なうことができる。
第１１章　雑則
（備付け帳簿及び書類）
第５０条　本会の規約、会員名簿、認可及び登記等に関する書類、総会及び役員会の議事録、収支に関する帳簿、財産目録等資産の状況を示す書類、その他必要な帳簿及び書類を備えておかなければならない。保存方法については別に定める。
（委任）
第５１条　この規約の施行に関し必要な事項は、総会の議決を経て、役員会が別に定める。
附則
　　１　この規約は、認可年月日から施行する。（認可年月日　平成21年6月16日）
　　２　本会の設立初年度の事業計画及び予算は、設立総会の定めるところによる。
　　３　本会の設立初年度の会計年度は、第４４条の規定にかかわらず、設立認可のあった日から平成２２年３月３１日までとする。